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abril 4, 2020

La Gestión de Personas

La administración de las temas referentes al esquipo de personas se cuenta como una de las labores centrales de la gestión de personal. Engloba todas y cada una de las labores rutinarias administrativas del departamento de recursos humanos. Entre sus actividades centrales se hallan la administración, planificación y formación del personal.

¿Qué es la gestión de personas?

La gestión de personas, asimismo famosa como administración de personal, es una forma de administración que se hace cargo de las relaciones de los empleados con la compañía. No obstante, asimismo efectúan otras actividades que atañen a terceros como, por servirnos de un ejemplo, la afiliación de los trabajadores a un régimen de la seguridad social.

La gestión de personas entiende todas y cada una de las labores administrativas del departamento de recursos humanos y engloba desde el proceso de contratación de cada empleado hasta su cese. Para esto, hay siempre y en toda circunstancia que tener presentes los aspectos legales, los pactos de la compañía y los contratos con los trabajadores.

Objetivos de la gestión de personal

El principal objetivo de la gestión de personal es el de suministrar datos personales actualizados, para asegurar una perfecta comunicación interna. No se debe olvidar que el trabajo administrativo llevado a cabo de forma eficaz contribuye a que la colaboración interna sea fluida. Por norma general, es labor de la administración de personal organizar y facilitar todos y cada uno de los procesos en torno a los empleados en una compañía.

Cuando la gestión de personal efectúa su trabajo con eficacia y sin fallos, se contribuye a lograr una meta mayor, principal para el departamento de recursos humanos: producir, sostener y también acrecentar el nivel de satisfacción de los empleados. Esto, por su parte, es de importante beneficio para la compañía, puesto que cuanto más satisfechos estén los trabajadores, mayor eficacia y inventiva se logra. Además de esto, reduce el número bajas por enfermedad y aumenta la fidelidad cara la compañía.

Labores de la gestión de personal

Las labores para la gestión de personal se pueden dividir en 2 categorías: por una parte, las labores que responden a necesidades operativas o bien a imperativos legales, como pueden ser la preparación de sistemas para registrar el horario laboral, la seguridad social, los sueldos, los procesos de contratación y cese de los empleados o bien aun los certificados de trabajo; por el otro se distinguen las labores de administración centradas en las políticas de la compañía y en la planificación de resoluciones estratégicas, incluyendo el análisis de encuestas o bien la comparación del desempeño, entre otras muchas actividades.

De una u otra manera, hacer estas actividades es labor harto difícil, por eso la mayor parte de las compañías utilizan software especializados. Estos sirven de apoyo al departamento de recursos humanos en la implementación de sus funciones, registrando los datos personales de cada trabajador al lado de información relativa al cálculo de la nómina, la relación tiempo/trabajo, las estadísticas personales, los costos de viajes de negocios y otros desplazamientos, entre otros.

Labores básicas de la gestión de personal:

Reconocer las necesidades de los empleados, compendiar y valorar la información a este respecto y también identificar las tendencias.

  • Crear, administrar y llevar los diferentes expedientes de los empleados.
  • Registrar la contratación, el cese y los cambios de personal.
  • Realizar contratos laborales.
  • Procesar las peticiones de los empleados, por servirnos de un ejemplo, en lo relativo a las vacaciones o bien a cursos de capacitación.
  • Administrar el contacto con las autoridades eficientes, oficinas, empresas de seguros, empresas de contabilidad, seguros sanitarios.
  • Inspeccionar la entrada y el cese del empleado en la compañía.
  • Procesar el absentismo de los empleados.
  • Ocuparse de los pagos de sueldos.
  • Registrar los horarios de trabajo.

Funciones de la administración de personal

La administración de personal, en el desempeño de sus labores, debe cumplir las próximas funciones:

  • Suministrar información: entrega datos actualizados sobre cada empleado, por grupos o bien de todo el personal. Los datos pueden tomarse del expediente de cada trabajador. Los software de gestión de personal son, en este sentido, de suma importancia.
  • Desarrollar procesos: la contratación, el traslado, el ascenso o bien la baja de los empleados corren al cargo de la compañía. La gestión de personal se hace cargo de toda la parte administrativa.
  • Notificaciones: el área de recursos humanos se ocupa, por poner un ejemplo, de registrar al empleado en las oficinas pertinentes.
  • Control: se verifican las fluctuaciones en los horarios, las bajas, las horas extra, el derecho a vacaciones o bien las horas de trabajo. El control del tiempo de trabajo es singularmente relevante cuando se quieren establecer horarios flexibles.
  • Protección de personal: la gestión de personal debe asegurar la protección de la salud y la seguridad de los empleados en el trabajo, como la protección de los datos conforme a la leyes que en cada país corresponda.

Seguridad y protección de datos

Los empleados encargados de la gestión de personal tratan, diariamente, con datos sensibles de carácter personal, como el nombre, la dirección, información médica, cuenta corriente, certificaciones o bien currículos. Estos datos deben resguardarse respetando las leyes de cada país, motivo por el que los empleados deben conocer los últimos cambios en las regulaciones relativas a la protección de datos. Con la entrada en vigor del RGPD en los paises europeos, las compañías deben repasar los procesos internos a fin de que cumplan con lo establecido. ¿qué impacto tiene en la gestión de personas?

  • Deben eliminarse los datos personales que no sean precisos.
  • Los empleados deben dar su permiso a fin de que se utilicen sus datos.
  • Los empleados están en su derecho a saber los datos que una compañía recoge y procesa.
  • Los empleados pueden pedir al empleador una imitación de sus datos guardados.
  • En el caso de pérdida de datos, los empleadores deben cumplir con la obligación oficial de informar en un plazo establecido por la ley.

Digitalización de la administración del personal

Merced a la digitalización, muchas labores de gestión de personal se pueden facilitar. El empleo de programas informáticos para efectuar estas labores se está transformando en una idea poco a poco más atrayente, puesto que los distribuidores tienen más en cuenta la normativa relativa a la protección de datos. De esta manera, por servirnos de un ejemplo, existen software que suprimen automáticamente cierta información pasado un tiempo.

Expedientes personales digitalizados

Un expediente digitalizado de personal incluye, como sus originales en formato físico, los datos personales de los empleados. Estos ficheros digitalizados tienen, no obstante, una serie de ventajas decisivas: siendo gestionado de forma centralizada, múltiples empleados pueden trabajar al tiempo toda vez que estén autorizados, calmando de esta forma la carga de trabajo. Con un sistema de permisos se da acceso a los usuarios con derechos, limitando en todos y cada caso como se requiera qué datos puede ver de cada empleado.

Administración de bajas de trabajo y horarios

En el campo de la administración de los tiempos de trabajo y de las bajas se pueden administrar ciertos procesos semejantes como:

  • El cálculo de las ausencias.
  • La variación en la compañía.
  • El número de horas extras.
  • Las bajas por enfermedad, maternidad, paternidad, otros.
  • Las peticiones de vacaciones.
  • El control de horarios para facilitar la flexibilidad.
  • La formación continuada.

Servicios controlados por el propio empleado

Otra opción para calmar la carga de trabajo es dejar que sean los empleados los que realicen determinadas labores administrativas de forma independiente, si bien ayudados por ciertas herramientas en especial diseñadas para esto. Por poner un ejemplo, en ciertas empresas se deja que los empleados pueden alterar sus datos personales, registrar los horarios o bien planear y pedir vacaciones. La externalización de estas labores no solo trae ventajas para el departamento de recursos humanos, que ve reducida la carga de trabajo administrativo, sino más bien asimismo para los empleados, puesto que tienen una visión más extensa y profunda sobre los procesos administrativos de la compañía.

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